Памятка для командированного



Памятка командированномуСлужебная командировка - поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (ст. 166 Трудового кодекса РФ).
Трудовой кодекс содержит определенные ограничения, нельзя направить в командировку:
  • сотрудника в период действия ученического договора, если только командировка не связана с ученичеством (ст. 203);
  • несовершеннолетних сотрудников, которые не являются творческими работниками (артистов, журналистов оправлять в служебную поездку можно) (ст. 268);
  • категорически нельзя командировать беременных женщин (ст. 259);
  • женщину, имеющую детей в возрасте до 3 лет, можно направить в командировку только с ее письменного согласия и в случае, если отсутствуют какие-либо медицинские противопоказания. В обязательном порядке ее письменно уведомляют о том, что она вправе отказаться от поездки. Это же правило распространяется и на отцов, воспитывающих детей без матери, и на опекунов (ст. 264).
  • ПЕРЕД КОМАНДИРОВКОЙ

    Необходимо получить в бухгалтерии или кадровой службе командировочные деньги, а также командировочное удостоверение. При этом обязательно стоит проверить, правильно ли заполнены в нем соответствующие строки (Ф. И. О. сотрудника, срок командировки, в какую компанию командирован, есть ли отметка о выбытии и др.)
    Если проездные билеты приобретены заранее кем-то другим из компании, то не забыть их забрать.
    В служебную поездку обязательно взять паспорт. Иной документ, удостоверяющий личность, не подойдет, если авиа- или железнодорожные билеты куплены именно по паспортным данным.
    Если по совместительству вы работаете у другого работодателя, то необходимо договориться с ним о невыходе на работу в дни командировки (например, взять отпуск без содержания).
    Воспользовавшись интернетом забронировать  подходящие для проживания апартаменты. Обязательно уточните какие отчетные документы предоставляет гостиница и не превышает ли ваши запросы предоставляемые услуги. Следует обратить внимание на предоставляемый встречающей стороной транcфер.

    В КОМАНДИРОВКЕ

    Общие правила

    Необходимо сохранять абсолютно все документы, полученные в поездке по командировочным расходам, в том числе при поездке за границу. Неподтвержденные затраты компания возмещать не станет. Даже если есть уверенность, что документ не нужен, не стоит его выбрасывать. Лучше привезти его в бухгалтерию, а там выяснят важность такого документа.
    Если за счет подотчетных средств приобретены товары или услуги в производственных целях, следует взять у продавца платежный документ.
    Если документы маленького размера (например, билеты из маршрутки, автобуса, электрички), чтобы они не потерялись, их надо наклеить на один лист формата А4. Особенно когда небольших документов много. В таком виде можно будет сдать их в бухгалтерию по возращении из поездки.

    Документы, подтверждающие расходы на проезд

    Следует сохранять все проездные документы.
    Если поездка на поезде, то по ее окончании необходимо не забыть билет у проводника. Если во время поездки возникли расходы на постельные при­надлежности, то нужно взять документ, подтверждающий оплату. Из этого документа должно быть видно, какие именно услуги оплачены.
    При авиаперелете необходимо сохранить не только авиабилет, по и посадочный талой, в том числе если билет электронный.
    Необходимо также взять квитанцию или чек у водителя, если до вокзала или аэропорта добирались на такси.

    Документы, подтверждающие расходы на проживание

    В гостинице на ресепшене необходимо взять документы, подтверждающие стоимость проживания. Это может быть счет, квитанция на бланке строгой отчетности (то есть с серией и шестизначным номером) и (или) счет-фактура.
    Необходимо попросить сотрудников гостиницы выдать общий, а не детализированный счет. То есть чтобы в нем не было указаний на дополнительные услуги, оказанные в номере (бар, интернет и т. д.).
    При проживании в арендуемой посуточно квартире так же следует взять документы о проживании. Следует проверить, что бы документы были именно на проживание в квартире посуточно, а не из ближайшей гостиницы (по таким документам, как правило, гостиница отвечает на запрос, что факта проживания не было). Обычно в качестве документов выдается кассовый чек, приходно-кассовый ордер и документы на ИП.

    Документы, подтверждающие цель командировки

    Необходимо привезти в компанию все документы, имеющие отношение к служебному заданию (например, проект договора, план семинара и т. п.).

    ПЕРЕД ОТЪЕЗДОМ ИЗ КОМАНДИРОВКИ

    В последний день посещения организации, в которой проходила командировка, необходимо поставить отметки о прибытии и выбытии в командировочном удостоверении. При этом важно, чтобы эти отметки соответствовали дням проживания в гостинице или датам на проездных билетах.

    ПОСЛЕ КОМАНДИРОВКИ

    В течение трех дней по возвращении из командировки следует заполнить и сдать авансовый отчет (бланк можно взять в бухгалтерии) и приложить к нем) все подтверждающие расходы документы, а также командировочное удостоверение и служебное задание с обязательно заполненным разделом «Краткий отчет о выполнении задания», утвержденное непосредственным начальником. Если командировка была за рубеж, вместо командировочного удостоверения прикладываются копии страниц загранпаспорта сданными о его владельце и отметками о пересечении границы.
    При затруднениях в заполнении авансового отчета можно обратиться за разъяснениями в бухгалтерию.

    Просмотров:2403 | Дата публикации:23.07.2013