Памятка для командированного
Служебная командировка - поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (ст. 166 Трудового кодекса РФ).
Трудовой кодекс содержит определенные ограничения, нельзя направить в командировку:
-
сотрудника в период действия ученического договора, если только командировка не связана с ученичеством (ст. 203);
-
несовершеннолетних сотрудников, которые не являются творческими работниками (артистов, журналистов оправлять в служебную поездку можно) (ст. 268);
-
категорически нельзя командировать беременных женщин (ст. 259);
-
женщину, имеющую детей в возрасте до 3 лет, можно направить в командировку только с ее письменного согласия и в случае, если отсутствуют какие-либо медицинские противопоказания. В обязательном порядке ее письменно уведомляют о том, что она вправе отказаться от поездки. Это же правило распространяется и на отцов, воспитывающих детей без матери, и на опекунов (ст. 264).
ПЕРЕД КОМАНДИРОВКОЙ
Необходимо получить в бухгалтерии или кадровой службе командировочные деньги, а также командировочное удостоверение. При этом обязательно стоит проверить, правильно ли заполнены в нем соответствующие строки (Ф. И. О. сотрудника, срок командировки, в какую компанию командирован, есть ли отметка о выбытии и др.)
Если проездные билеты приобретены заранее кем-то другим из компании, то не забыть их забрать.
В служебную поездку обязательно взять паспорт. Иной документ, удостоверяющий личность, не подойдет, если авиа- или железнодорожные билеты куплены именно по паспортным данным.
Если по совместительству вы работаете у другого работодателя, то необходимо договориться с ним о невыходе на работу в дни командировки (например, взять отпуск без содержания).
Воспользовавшись интернетом забронировать подходящие для проживания апартаменты. Обязательно уточните какие отчетные документы предоставляет гостиница и не превышает ли ваши запросы предоставляемые услуги. Следует обратить внимание на предоставляемый встречающей стороной транcфер.
В КОМАНДИРОВКЕ
Общие правила
Необходимо сохранять абсолютно все документы, полученные в поездке по командировочным расходам, в том числе при поездке за границу. Неподтвержденные затраты компания возмещать не станет. Даже если есть уверенность, что документ не нужен, не стоит его выбрасывать. Лучше привезти его в бухгалтерию, а там выяснят важность такого документа.
Если за счет подотчетных средств приобретены товары или услуги в производственных целях, следует взять у продавца платежный документ.
Если документы маленького размера (например, билеты из маршрутки, автобуса, электрички), чтобы они не потерялись, их надо наклеить на один лист формата А4. Особенно когда небольших документов много. В таком виде можно будет сдать их в бухгалтерию по возращении из поездки.
Документы, подтверждающие расходы на проезд
Следует сохранять все проездные документы.
Если поездка на поезде, то по ее окончании необходимо не забыть билет у проводника. Если во время поездки возникли расходы на постельные принадлежности, то нужно взять документ, подтверждающий оплату. Из этого документа должно быть видно, какие именно услуги оплачены.
При авиаперелете необходимо сохранить не только авиабилет, по и посадочный талой, в том числе если билет электронный.
Необходимо также взять квитанцию или чек у водителя, если до вокзала или аэропорта добирались на такси.
Документы, подтверждающие расходы на проживание
В гостинице на ресепшене необходимо взять документы, подтверждающие стоимость проживания. Это может быть счет, квитанция на бланке строгой отчетности (то есть с серией и шестизначным номером) и (или) счет-фактура.
Необходимо попросить сотрудников гостиницы выдать общий, а не детализированный счет. То есть чтобы в нем не было указаний на дополнительные услуги, оказанные в номере (бар, интернет и т. д.).
При проживании в арендуемой посуточно квартире так же следует взять документы о проживании. Следует проверить, что бы документы были именно на проживание в квартире посуточно, а не из ближайшей гостиницы (по таким документам, как правило, гостиница отвечает на запрос, что факта проживания не было). Обычно в качестве документов выдается кассовый чек, приходно-кассовый ордер и документы на ИП.
Документы, подтверждающие цель командировки
Необходимо привезти в компанию все документы, имеющие отношение к служебному заданию (например, проект договора, план семинара и т. п.).
ПЕРЕД ОТЪЕЗДОМ ИЗ КОМАНДИРОВКИ
В последний день посещения организации, в которой проходила командировка, необходимо поставить отметки о прибытии и выбытии в командировочном удостоверении. При этом важно, чтобы эти отметки соответствовали дням проживания в гостинице или датам на проездных билетах.
ПОСЛЕ КОМАНДИРОВКИ
В течение трех дней по возвращении из командировки следует заполнить и сдать авансовый отчет (бланк можно взять в бухгалтерии) и приложить к нем) все подтверждающие расходы документы, а также командировочное удостоверение и служебное задание с обязательно заполненным разделом «Краткий отчет о выполнении задания», утвержденное непосредственным начальником. Если командировка была за рубеж, вместо командировочного удостоверения прикладываются копии страниц загранпаспорта сданными о его владельце и отметками о пересечении границы.
При затруднениях в заполнении авансового отчета можно обратиться за разъяснениями в бухгалтерию.
<<Предыдущая статья . . . Следующая статья>>